Privacyverklaring Bevo


GDPR-AFSPRAKEN

(General Data Protection Regulation)

 

Wat is GDPR ?

De GDPR-wetgeving is van kracht geworden op 25 mei 2018. GDPR is de afkorting voor General Data Protection Regulation. In het Nederlands spreken we van AVG of Algemene Verordening Gegevensbescherming maar ook in België wordt vaker de afkorting GDPR gebruikt. Simpel uitgelegd is dit een verzameling van regels om de gegevens van Europese burgers beter te beschermen.

De nieuwe GDPR-wetgeving introduceert eengemaakte regels over de beveiliging én de opslag van persoonlijke gegevens. Het gaat in het geval van Bevo om de persoonlijke gegevens van leden, ouders, trainers, bestuursleden, sponsors, … .

Over welke gegevens gaat het in het geval van een sportclub ?

  • Persoonlijke gegevens zoals naam, geslacht, geboortedatum, adres, …
  • Online gegevens zoals e-mail,…
  • Financiële gegevens zoals bankrekening, betaalde bedragen, …
  • Sociale media zoals Facebook, LinkedIn, Twitter,…
  • Medische gegevens zoals vaccinaties, ziekenhuisinfo,… (overgemaakt bij inschrijving)

 

Privacyverklaring Bevo

Alle persoonsgegevens worden verwerkt door Bevo Roeselare VZW, voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van de inschrijving van u zelf of uw kind of op basis van een andere overeenkomst (sponsor, trainer, …) en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten op basis van ons gerechtvaardigd belang om sport aan te bieden.

Wij bewaren de gegevens op een veilige manier en geven geen gegevens door aan derden. Indien de relatie met de club eindigt, dan worden de gegevens verwijderd.

Wel gebruiken we onze publiek toegankelijke website ook als communicatief bindmiddel binnen de club (http://www.bevoroeselare.be), en publiceren we ondermeer ploegfoto’s met namen van de leden en verspreiden we een overzicht van de verjaardagen.

Ook onze Facebookpagina is een publiek communicatie-instrument.

Indien u niet wil dat wij bepaalde gegevens bij houden, of dat we bepaalde gegevens zoals hierboven beschreven publiek maken, dan kan u dat laten weten via het bestuur van de club in het algemeen, en de secretaris in het bijzonder. De meest actuele contactgegevens zijn steeds te vinden op onze website (http://www.bevoroeselare.be) en voor de leden via het digitaal communicatieplatform van de club (MySmartSportsclub of andere). Via dezelfde contactpersonen kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.

Leden stemmen via hun inschrijving in met de beschreven manier van werken.

 

Foto’s en videobeelden

Zowel tijdens de Bevo-kernactiviteiten (trainingen, wedstrijden, tornooien, …) als tijdens de nevenactiviteiten (spaghetti-avond, eindeseizoensfeest, …) worden om sportieve en sociale redenen vaak foto’s getrokken of video-opnames gemaakt. Dat laatste gebeurt zeker regelmatig tijdens de wedstrijden van de seniorenploegen waar om scoutingsredenen ganse wedstrijden worden gefilmd.

De gemaakte foto’s en beelden kunnen gepubliceerd worden op de website, op facebook of op andere sociale media. Wedstrijdbeelden kunnen worden uitgewisseld met andere clubs op basis van wederzijdse akkoorden teneinde scouting en wedstrijdsanalyse mogelijk te maken.

Basisuitgangspunt :

“Overzichtsfoto's die gemaakt zijn tijdens publieke evenementen worden niet beschouwd als een overtreding van het portretrecht. Personen die herkenbaar zijn weergegeven, zullen zich hiertegen moeilijk kunnen verzetten. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kunnen zij zich wel beroepen op het recht op privacy. In dat geval zal de context waarin de beelden gebruikt worden zeker ook een rol spelen.”

Individuele foto’s :

Het recht op afbeelding (of portretrecht) is het recht van een geportretteerde persoon om zich in bepaalde gevallen te verzetten tegen publicatie van hun portret. Je kan je verzetten tegen het gebruik van je foto. Hiervoor neem je best contact op met het bestuur.

Mailings met opvragen gegevens

Bevo-mailings met invulformulieren kunnen de volgende tekst bevatten :

“De persoonlijke gegevens die U ons via dit formulier bezorgt, worden uitsluitend gebruikt in functie van de door U gewenste dienstverlening (Wet van 8 december 1992 tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de GDPR). Wij verwijzen naar onze volledige privacy verklaring, te vinden op onze website via volgende link: https://www.xxx.be/yyy “

Inschrijvingsprocedure

Bij de inschrijvingsprocedure wordt de goedkeuring gevraagd om te handelen zoals hierboven beschreven. Wie daar negatief op antwoordt, krijgt de volgende mail met de vraag wat de correcte wens is, waarna het nodige wordt gedaan :

(Mailadressen geadresseerden opgenomen in BCC)

Beste speelster,

Beste ouder,

Bij de inschrijvingsprocedure van Bevo Beobank werd door XXXX leden aangegeven dat de ontvangen gegevens door Bevo niet mogen worden bijgehouden/gebruikt. U bent daar een van.

We houden daar uiteraard in de mate van het mogelijke rekening mee, maar hadden graag vernomen wat u juist verwacht.

De gegevens van onze leden / ouders zijn immers sowieso opgenomen in ons ledenbeheerspakket MySmartSportsclub, en als we ze daar in schrappen, dan kunnen we niet meer communiceren. Dan krijgen leden en/of ouders geen meldingen meer van activiteiten, gewijzigde trainingen of wedstrijden, ... . En we moeten uiteraard onze ledenadministratie kunnen voeren, ook ten aanzien van de bondsinstanties.

Mocht u enkel bedoelen dat we de gegevens niet mogen overdragen aan derden (= anderen dan in het kader van de volleybalcompetitie strikt noodzakelijk), dan kunnen wij u alvast verzekeren dat we dat sowieso niet doen.

Mocht uw relatie met de club ooit eindigen, dan verzekeren we ook dat we de gegevens niet langer bijhouden en die verwijderen.

Mocht bovenstaande garantie voor jullie niet volstaan, graag een seintje terug met jullie specifieke verwachtingen.

Zonder tegenbericht gaan we er van uit dat we u met onze uitleg hierboven gerust gesteld hebben, en dat we de gegevens verder mogen verwerken zoals vermeld.

Sportieve groeten,

YYYYYYY